Privacy Policy

Kebijakan Privasi IBC – IES 2026

IBC - IES 2026 Privacy Policy

1. Ruang Lingkup

1 Scope

a. Indonesian Business Council (“IBC”) berkomitmen untuk mengupayakan perlindungan kerahasiaan Data Pribadi setiap pihak yang melakukan registrasi dan/atau berpartisipasi dalam Indonesia Economic Summit (“IES”) 2026. IBC tidak akan menggunakan Data Pribadi tersebut untuk tujuan lain selain penyelenggaraan acara, pemberian layanan terkait kegiatan IES 2026, serta operasional organisasi IBC, kecuali ditentukan lain dalam Kebijakan Privasi ini. Dengan ketentuan bahwa hal-hal tersebut tidak berlaku untuk Data Pribadi Pengguna yang:

a. The Indonesian Business Council (“IBC”) is committed to protecting the confidentiality of Personal Data of every party who registers and/or participates in the Indonesia Economic Summit (“IES”) 2026. IBC will not use such Personal Data for any purpose other than the organization of the event, the provision of services related to IES 2026 activities, and the operations of the IBC organization, unless otherwise specified in this Privacy Policy. Provided that this does not apply to the Personal Data of Users who:

i. suatu pihak dapat membuktikan bahwa pihak tersebut secara sah telah memiliki Data Pribadi Pengguna tersebut sebelum pengungkapannya oleh pihak tersebut dan tidak diperoleh dari Pihak yang Mengungkapkan atau pihak lain yang terikat kewajiban untuk menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh dari Pihak yang Mengungkapkan;

i. a party may prove that it has legally possessed the User’s Personal Data prior to its disclosure by such party and that the data was not obtained from the Disclosing Party or any other party bound by an obligation to maintain the confidentiality of information received from the Disclosing Party;

ii. Data Pribadi Pengguna tersebut telah diketahui publik tanpa melanggar Hukum yang berlaku;

ii.  The User’s Personal Data has become publicly known without violating any applicable laws;

iii. Telah menjadi informasi yang diketahui umum, bukan karena pelanggaran oleh Pihak yang Menerima atau Perwakilannya;

iii. Has become information that is publicly known, not as a result of any breach by the Receiving Party or its Representatives;

iv. Data Pribadi Pengguna diperoleh secara sah oleh pihak lain tanpa larangan kerahasiaan dari sumber-sumber lain;

iv. The User’s Personal Data was lawfully obtained by another party from other sources without confidentiality restrictions;

v. Data Pribadi Pengguna tersebut disyaratkan untuk diungkapkan oleh perintah pengadilan, putusan pengadilan, putusan arbiter, instansi pemerintah, pejabat pemerintah atau menurut Hukum yang berlaku; dan/atau

v. The User’s Personal Data is required to be disclosed pursuant to a court order, court judgment, arbitration award, government agency, government official, or in accordance with applicable law; and/or

vi. Data Pribadi Pengguna yang dapat dibuktikan secara tertulis telah dikembangkan sendiri oleh pihak yang menerima tanpa menggunakan Informasi Rahasia yang diungkapkan oleh pihak yang mengungkapkan.

vi. The User’s Personal Data that can be proven in writing to have been independently developed by the receiving party without utilizing the Confidential Information disclosed by the disclosing party.

b. Ruang lingkup atau cakupan definisi Data Pribadi meliputi segala data, keterangan, informasi, dan dokumen yang diberikan oleh pengunjung, peserta, sponsor, mitra, maupun pihak terkait peserta (seperti rekan kerja, karyawan, perusahaan, perwakilan resmi, kuasa, atau pihak lain yang berkepentingan). Data tersebut dapat mencakup identitas, kontak, afiliasi organisasi, serta preferensi partisipasi dalam acara.

Selain itu, Data Pribadi juga dapat mencakup informasi terkait pola atau kebiasaan dalam melakukan pendaftaran, menghadiri sesi acara, menggunakan fasilitas acara, serta interaksi dalam kegiatan resmi IES 2026, termasuk namun tidak terbatas pada:

b.  The scope or coverage of the definition of Personal Data includes all data, details, information, and documents provided by visitors, participants, sponsors, partners, or related parties of participants (such as colleagues, employees, companies, official representatives, proxies, or other interested parties). Such data may encompass identity, contact information, organizational affiliations, as well as participation preferences in the event.

Furthermore, Personal Data may also include information related to patterns or habits in registering, attending event sessions, utilizing event facilities, as well as interactions during official activities of IES 2026, including but not limited to:

i.  Data, informasi, atau dokumen yang dipersyaratkan atau diperoleh IBC dari peserta melalui formulir registrasi atau media komunikasi resmi IES 2026.

i.  Data, information, or documents required or obtained by IBC from participants through registration forms or official communication channels of IES 2026.

ii. Data yang diperoleh dari pihak ketiga dengan persetujuan peserta, misalnya melalui mitra penyedia layanan registrasi, pembayaran, atau sponsor.

ii. Data obtained from third parties with the consent of the participants, for example, through service providers of registration, payment, or sponsors.

iii. Data yang dikumpulkan oleh IBC ketika peserta menghadiri acara yang diselenggarakan oleh IBC, termasuk dokumentasi berupa foto, rekaman video, dan/atau suara.

iii. Data collected by IBC when participants attend events organized by IBC, including documentation in the form of photographs, video recordings, and/or audio recordings.

iv. Data yang diperoleh atau diakses secara sah oleh IBC sesuai dengan kebijakan dan prosedur internal penyelenggaraan IES 2026.

iv. Data lawfully obtained or accessed by IBC in accordance with the internal policies and procedures governing the organization of IES 2026.

v. Data yang wajib diberikan atau telah disampaikan oleh peserta secara sukarela dari waktu ke waktu dalam rangka penyelenggaraan acara.

v. Data that is required to be provided or has been voluntarily submitted by participants from time to time in connection with the organization of the event.

2. Tujuan

2. Purpose

a. IBC berhak melakukan Pemrosesan Data Pribadi Peserta dalam rangka atau terkait dengan (“Tujuan”);

a. IBC shall have the right to process the Participant’s Personal Data in connection with or for the purposes of (“Purpose”);

i. Memverifikasi dan mengelola keakuratan informasi yang diberikan oleh peserta saat registrasi.

i. To verify and manage the accuracy of information provided by participants during registration.

ii. Melaksanakan, mengelola, dan memantau penyelenggaraan IES 2026.

ii. To carry out, manage, and monitor the organization of IES 2026.

iii. Mengirimkan informasi terkait acara, termasuk undangan, konfirmasi registrasi, pengumuman, dan pengingat melalui media komunikasi resmi (termasuk email dan/atau aplikasi pesan).

iii. To send event-related information, including invitations, registration confirmations, announcements, and reminders, through official communication channels (including email and/or messaging applications).

iv. Memfasilitasi komunikasi dan jejaring (networking) antar peserta, sponsor, dan mitra acara.

iv. To facilitate communication and networking among participants, sponsors, and event partners.

v. Melakukan survei, riset, evaluasi, atau pengembangan untuk meningkatkan kualitas acara di masa mendatang.

v. To conduct surveys, research, evaluations, or development activities aimed at improving the quality of future events.

vi. Menyediakan materi publikasi dan promosi terkait IES 2026, termasuk penggunaan dokumentasi (foto, rekaman video, dan/atau suara peserta) untuk kepentingan publikasi resmi IBC.

vi. To provide publication and promotional materials related to IES 2026, including the use of participant documentation (photographs, video recordings, and/or audio) for official IBC publicity purposes.

vii. Memenuhi kewajiban hukum, arahan instansi pemerintah, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

vii. To comply with legal obligations, directives from government agencies, and applicable laws and regulations.

b. Tujuan di atas tetap menjadi landasan bagi IBC untuk melakukan Pemrosesan Data Pribadi yang diatur pada Kebijakan Privasi ini, dan untuk menggunakannya, menyerahkannya, atau mengungkapkannya dengan itikad baik kepada:

b.  The aforementioned purposes shall remain the basis for IBC to carry out the Processing of Personal Data as governed by this Privacy Policy, and to use, transfer, or disclose such data in good faith to:

i. Mitra acara, sponsor, atau penyedia jasa pendukung (seperti penyedia layanan registrasi, pembayaran, teknologi informasi, dokumentasi, dan komunikasi) yang secara sah ditunjuk dan terikat kewajiban kerahasiaan.

i. Event partners, sponsors, or supporting service providers (such as providers of registration services, payment, information technology, documentation, and communication) who are duly appointed and bound by confidentiality obligations.

ii. Individu dan/atau entitas lain yang bekerja sama dengan IBC dalam penyelenggaraan acara, selama terikat pada kewajiban kerahasiaan atas Data Pribadi.

ii. Individuals and/or other entities cooperating with IBC in the organization of the event, provided that they are bound by confidentiality obligations with respect to the Personal Data.

iii. Instansi pemerintah, pengadilan, aparat penegak hukum, atau otoritas lain, apabila diwajibkan oleh hukum atau peraturan yang berlaku.

iii. Government agencies, courts, law enforcement authorities, or other authorities, when required by applicable laws or regulations.

c.  Pemrosesan Data Pribadi Peserta dilakukan hanya oleh karyawan IBC, penyedia jasa resmi yang ditunjuk oleh IBC, dan/atau pihak lain yang berada di bawah pengawasan serta kewenangan IBC dengan kewajiban menjaga kerahasiaan Data Pribadi.

c. The processing of Participants' Personal Data shall be conducted solely by IBC employees, official service providers appointed by IBC, and/or other parties under the supervision and authority of IBC, who are obligated to maintain the confidentiality of the Personal Data.

3. Cara Memperoleh, Pengumpulan Dan Penyimpanan Data Pribadi Pengguna

3. Methods of Obtaining, Collecting, and Storing Users' Personal Data.

a.  IBC berkomitmen untuk melakukan Pemrosesan Data Pribadi sesuai dengan prinsip perlindungan data pribadi, meliputi:

a. IBC is committed to processing Personal Data in accordance with the principles of personal data protection, which include:

i. Dilakukan secara terbatas dan spesifik, sah secara hukum, dan transparan.

i. Conducted in a limited and specific manner, lawful, and transparent.

ii. Dilakukan sesuai dengan Tujuan yang telah diinformasikan.

ii. Conducted in accordance with the Purposes that have been disclosed.

iii. Dilakukan dengan menjamin hak-hak peserta atas Data Pribadi mereka.

iii. Conducted with the assurance of participants' rights over their Personal Data.

iv. Dilakukan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan dapat dipertanggungjawabkan.

iv. Conducted in an accurate, complete, up-to-date, and accountable manner.

v. Dilakukan dengan melindungi keamanan Data Pribadi dari akses, pengungkapan, perubahan, penyalahgunaan, perusakan, dan/atau penghilangan yang tidak sah.

v. Conducted by protecting the security of Personal Data from unauthorized access, disclosure, alteration, misuse, destruction, and/or loss.

vi. Dilakukan dengan memberitahukan tujuan dan aktivitas pemrosesan, serta kegagalan perlindungan Data Pribadi apabila terjadi.

vi. Conducted by notifying the purposes and activities of processing, as well as any failure to protect Personal Data should it occur.

vii. Dimusnahkan dan/atau dihapus apabila tidak lagi diperlukan, berdasarkan permintaan sah dari peserta, atau sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

vii. Destroyed and/or deleted when no longer required, upon a legitimate request from the participant, or in accordance with the provisions of applicable laws and regulations.

viii. Dilaksanakan secara bertanggung jawab dan dapat dibuktikan secara jelas.

viii. Conducted in a responsible manner and capable of being clearly demonstrated.

b. IBC dapat melakukan pemrosesan Data Pribadi Peserta (secara terenkripsi) yang diperoleh melalui:

b. IBC may process Participants' Personal Data (in encrypted form) obtained through:

i. Formulir registrasi resmi IES 2026 (online maupun offline).

i. The official registration form for IES 2026 (both online and offline).

ii. Komunikasi dengan IBC melalui saluran resmi (email, telepon, atau aplikasi pesan).

ii. Communication with IBC through official channels (email, telephone, or messaging applications).

iii. Dokumentasi resmi acara (foto, video, atau rekaman suara).

iii. Official event documentation (photographs, videos, or audio recordings).

iv. Penyedia jasa pendukung acara yang sah dan terikat kewajiban kerahasiaan, berdasarkan persetujuan peserta.

iv. Authorized event support service providers bound by confidentiality obligations, based on the participant's consent.

4. Pernyataan dan Jaminan

4. Representations and Warranties

a.  Peserta dengan ini menyatakan dan menjamin bahwa segala informasi serta Data Pribadi yang diungkapkan dan diserahkan kepada IBC adalah benar, lengkap, dan akurat.

a. The participant hereby represents and warrants that all information and Personal Data disclosed and submitted to IBC are true, complete, and accurate.

b. Peserta dengan ini menyatakan dan menjamin akan tunduk dan patuh pada seluruh ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait penyelenggaraan dan partisipasi dalam acara IES 2026.

b. The participant hereby represents and warrants that they shall comply with all applicable laws and regulations related to the organization of and participation in the IES 2026 event.

c. Peserta dengan ini menyatakan dan menjamin bahwa Peserta telah memperoleh segala persetujuan yang diperlukan dari pihak terkait (misalnya rekan kerja, perusahaan, atau pihak lain yang diwakili), dalam hal Peserta mengungkapkan atau menyerahkan Data Pribadi milik pihak tersebut kepada IBC. Dengan demikian, IBC berhak memperoleh, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menggunakan Data Pribadi tersebut untuk Tujuan sebagaimana dijabarkan dalam Kebijakan Privasi ini.

c. The participant hereby represents and warrants that they have obtained all necessary consents from the relevant parties (such as colleagues, employers, or other represented parties) in the event that the participant discloses or submits Personal Data belonging to such parties to IBC. Accordingly, IBC shall have the right to obtain, collect, process, store, and use the said Personal Data for the Purposes as outlined in this Privacy Policy.

5. Komitmen IBC Terhadap Data Pribadi Peserta

5. IBC’s Commitment to Participant’s Personal Data

a. IBC hanya akan melakukan Pemrosesan Data Pribadi Peserta sesuai dengan Tujuan yang dimaksud dalam Kebijakan Privasi ini.

a. IBC shall process Participants’ Personal Data solely in accordance with the Purposes stated in this Privacy Policy.

b. Apabila terdapat maksud dan tujuan lain di luar yang telah ditentukan, IBC akan menyampaikan hal tersebut secara eksplisit dan tidak akan melakukan Pemrosesan Data Pribadi tanpa persetujuan sah dari Peserta.

b.  Should there be any other intentions and purposes beyond those previously specified, IBC shall explicitly disclose such purposes and shall not process any Personal Data without the Participants’ lawful consent.

c. IBC berkomitmen menyediakan informasi terkait Pemrosesan Data Pribadi Peserta secara transparan dan mudah dipahami melalui saluran komunikasi resmi IBC.

c. IBC is committed to providing  information regarding the processing of Participant’s Personal Data in a transparent and easily comprehensible manner through IBC’s official communication channels.

d. IBC melaksanakan Pemrosesan Data Pribadi Peserta dengan tunduk dan patuh pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.

d. IBC carries out the processing of Participants’ Personal Data in full compliance with the applicable laws and regulations.

6. Batasan dan Ganti Rugi

6. Limitations and Indemnification

IBC berkomitmen untuk tidak memperjualbelikan Data Pribadi Peserta kepada pihak mana pun, serta mengupayakan agar seluruh pihak yang bekerja untuk dan/atau atas nama IBC tidak terlibat dalam kegiatan jual-beli Data Pribadi Peserta. Namun demikian, IBC tidak bertanggung jawab atas kerugian dalam bentuk apa pun, termasuk risiko kerugian yang terkait dengan Data Pribadi, seperti kegagalan perlindungan kerahasiaan, penyerahan, akses, perolehan, pemrosesan, penyimpanan, penggunaan, maupun pengalihan Data Pribadi, sepanjang hal tersebut tidak terbukti disebabkan oleh kesalahan atau kelalaian IBC maupun pihak yang secara sah ditunjuk oleh IBC ("Kerugian dan Masalah Hukum"). Demi kejelasan, kepastian hukum dan transparansi:

IBC is committed to not selling Participants’ Personal Data to any party and to ensure that all parties working for and/or on behalf of IBC are not involved in any activities related to the trade of Participants’ Personal Data. However, IBC shall not be held liable for any form of loss, including risks associated with Personal Data, such as failures in confidentiality protection, disclosure, access, acquisition, processing, storage, use, or transfer of Personal Data, insofar as such losses are not proven to be caused by the fault or negligence of IBC or any party lawfully appointed by IBC (“Losses and Legal Issues”). For the sake of clarity, legal certainty, and transparency:

a. IBC tidak akan memberikan ganti rugi, merespons, maupun dapat dilibatkan termasuk oleh karyawan, perwakilan, atau pihak yang bekerja sama dengan IBC atas setiap klaim, tuntutan, atau pernyataan apa pun yang timbul dari atau terkait dengan kerugian maupun permasalahan hukum yang diajukan tanpa adanya perhitungan pasti yang dapat diukur secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, serta tanpa bukti nyata mengenai kerugian riil dan langsung (factual and direct damage) yang dialami Peserta, berikut bukti adanya kesalahan atau kelalaian yang dapat dibuktikan secara sah dan meyakinkan berasal dari IBC.

a. IBC shall not be liable to indemnify, respond to, or be held accountable, whether through its employees, representatives, or IBC affiliated parties for any claims, demands, or assertions arising out of or in connection with any loss or legal issues, unless such claims are supported by a precise and accountable assessment, accompanied by concrete evidence of factual and direct damages suffered by the Participant, as well as legally admissible and convincing proof of fault or negligence on the part of IBC.

b. IBC tidak bertanggung jawab atas akurasi, kelengkapan, maupun legalitas Data Pribadi yang diberikan oleh Peserta, dan tidak berkewajiban untuk memverifikasi kebenaran informasi tersebut kecuali diwajibkan oleh hukum.

b. IBC shall not be responsible for the accuracy, completeness, or legality of the Personal Data provided by the Participant and is under no obligation to verify the truthfulness of such information unless required by law.

c. IBC tidak bertanggung jawab atas pelanggaran hukum yang dilakukan oleh Peserta atau pihak ketiga mana pun yang timbul akibat pemberian atau pengungkapan Data Pribadi oleh Peserta.

c.  IBC shall not be held liable for any legal violations committed by the Participant or any third party arising from the provision or disclosure of Personal Data by the Participant.

d. Dalam hal terdapat penunjukan pihak ketiga untuk mendukung penyimpanan atau pemrosesan Data Pribadi, Peserta memahami bahwa tanggung jawab utama tetap pada pihak ketiga tersebut, dan IBC tidak dapat dimintai ganti rugi apabila terjadi pelanggaran atau kegagalan perlindungan Data Pribadi yang terbukti berasal dari pihak ketiga tersebut. Namun, IBC akan berupaya sewajarnya untuk segera memberitahukan Peserta apabila mengetahui adanya pelanggaran kerahasiaan dari pihak ketiga tersebut.

d. In the event that a third party is appointed to support the storage or processing of Personal Data, the Participant acknowledges that the primary responsibility remains with the third party, and IBC shall not be held liable for any violations or failures in the protection of Personal Data proven to have originated from such third party. However, IBC will make reasonable efforts to promptly notify the Participant upon becoming aware of any confidentiality breaches committed by the third party.

7. Hak Pengguna Atas Data Pribadi Pengguna

7. User Rights Over Their Personal Data

a. Peserta berhak mengajukan permohonan kepada IBC untuk:

a. Participants have the right to submit a request to IBC to:

i. Melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki kesalahan atau ketidakakuratan Data Pribadi yang telah diserahkan.

i.   Complete, update, and/or correct any errors or inaccuracies in the Personal Data that has been submitted.

ii. Mengakses dan memperoleh salinan Data Pribadi miliknya sendiri.

ii.  Access and obtain a copy of their own Personal Data.

iii. Mengajukan penghapusan dan/atau pemusnahan Data Pribadi, atau menarik kembali persetujuan atas pemrosesan Data Pribadi yang telah diberikan kepada IBC.

iii. Submit a request for the deletion and/or destruction of Personal Data, or withdraw consent for the processing of Personal Data previously given to IBC.

iv. Menyampaikan keberatan apabila terdapat ketidaksesuaian atas hasil Pemrosesan Data Pribadi yang dilakukan secara otomatis.

iv. Raise objections in the event of discrepancies regarding the results of the Personal Data processing conducted automatically.

v. Meminta penundaan dan/atau pembatasan atas pemrosesan Data Pribadi apabila pemrosesan tersebut dilakukan di luar Tujuan yang telah ditetapkan.

v.  Request a delay and/or restriction of the processing of Personal Data if such processing is carried out beyond the established Purpose.

b. Permohonan terkait hak-hak Peserta sebagaimana dimaksud di atas dapat diajukan melalui surat elektronik (e-mail) ke alamat resmi IBC, dan akan ditindaklanjuti oleh IBC sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b.  Requests related to the Participants’ right as mentioned above may be submitted via email to IBC’s official email address and will be processed by IBC in accordance with the applicable laws and regulations.

c. Dalam hal Data Pribadi yang diberikan merupakan Data Pribadi milik anak di bawah umur (di bawah 18 tahun), maka orang tua atau wali anak tersebut berhak mengajukan permintaan penghapusan Data Pribadi dengan menghubungi IBC melalui tata cara yang sama.

c.  In the event that the Personal Data provided belongs to a minor (under 18 years of age), the parent or guardian of the child has the right to submit a request for the deletion of the Personal Data by contacting IBC through the same procedure.

8. Perubahan Kebijakan Privasi

8. Changes to the Privacy Policy

IBC dapat melakukan perubahan atau pembaruan terhadap Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu sesuai dengan kebutuhan operasional maupun ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Setiap perubahan yang bersifat material akan diberitahukan kepada Peserta melalui situs resmi IES 2026 dan/atau saluran komunikasi resmi IBC. Dengan tetap menggunakan layanan pendaftaran dan partisipasi dalam kegiatan IES 2026 setelah adanya perubahan, Peserta dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui Kebijakan Privasi yang diperbarui.

IBC may amend or update this Privacy Policy from time to time in accordance with operational needs and applicable laws and regulations. Any material changes will be notified to Participants through the official IES 2026 website and/or IBC’s official communication channels. By continuing to use the registration services and participate in IES 2026 activities after such changes, Participants are deemed to have read, understood, and agreed to the updated Privacy Policy.